PROSEDUR MENGAUDIT PR

Halo semua! Selamat datang lagi di blog aku! Terimakasih ya sudah meluangkan waktunya untuk membaca tulisanku di blog ini yang dikhususkan untuk tugas mata kuliah Audit PR. Semoga bermanfaat untuk kalian yang sedang membacanya.

Di tulisan aku kali ini, aku akan membahas prosedur audit humas. Namun sebelum aku membahas hal tersebut, aku akan memberikan penjelasan-penjelasan tentang kegiatan-kegiatan komunikasi khusus.

PROSEDUR AUDIT KOMUNIKASI

Howard Greenbaum mengemukakan prosedur audit komunikasi yang dapat diterapkan pada level sistem komunikasi secara keseluruhan/organizational system dan pada level kegiatan-kegiatan komunikasi khusus/individual communication activity.

Setiap audit komunikasi diawali dengan pemeriksaan atas organizational system yang diikuti kegiatan-kegiatan komunikasi khusus, yang dapat membedakan fokus lokasi bagi yang berminat di bidang komunikasi umum, iklim komunikasi organisasi dan proses-proses komunikasi organisasinya.

Struktur Keseluruhan Sistem Komunikasi

Pengkajian secara makro dari sistem komunikasi bertolak dari tujuan organisasi dan rencana-rencana organisasi, agar dapat menentukan kebijakan-kebijakan komunikasi secara eksplisit maupun implisit. Bila tujuan-tujuan organisasi dan kebijakan-kebijakan komunikasi telah diketahui selanjutnya diaplikasikan ke dalam action/pelaksanaan. Langkahnya dengan menginventaris kegiatan-kegiatan komunikasi dan analisis yang meliputi klasifikasi berbagai kegiatan komunikasi menurut tingkatannya (individu, kelompok dan organisasi), menurut fungsi komunikasi (informatif, pengaturan, persuasif, integratif).

Data yang diperoleh ditambah materi-materi umum tentang pengaruh lingkungan atas perilaku kepemimpinan merupakan faktor-faktor situasional organisasi. Informasi tentang Sumber Daya Manusia yang dikaitkan dengan faktor-faktor situasional organisasi ditambah pengetahuan tentang berbagai rencana, polesi, tanggungjawab, metode pelaksanaan dan sikap-sikap, bisa digunakan sebagai dasar untuk mengajukan saran perubahan dan program-program komunikasi yang men-support seluruh sistem komunikasi.

Struktur Kegiatan Komunikasi Khusus

Aspek mikro dari pengujian sistem komunikasi berkaitan dengan masing-masing kegiatan komunikasi.

Langkahnya : analisis tujuan komunikasi yang sudah dirumuskan menurut kinerja yang sesuai untuk mengembangkan petunjuk tentang prosedur bagaimana kegiatan dilaksanakan. (terlebih dulu membuat standar kinerja baik dalam bagian maupun keseluruhan).

Kriteria-kriteria yang harus dikembangkan ; pesan media- saluran- ketepatan waktu- kondisi-kondisi interaksi- arah- partisipasi- inisiatif- persiapan- feedback- kejelasan arti/clarity- pengulangan/redundancy- dan berbagai sub klasifikasi lain dalam perilaku komunikasi. Bandingkan data yang terkumpul dari kinerja secara empiris dan standar kinerja yang telah dirumuskan, bila terjadi penimpangan, menjadi bahan studi lanjutan. Pengkajian penyimpangan tersebut dapat dijadikan landasan untuk perubahan-perubahan dalam kebijakan dan kegiatan komunikasi khusus serta pelatihan dan tindakan pendukung mana yang dalam iklim komunikasi – arus informasi- teknologi informasi- pesan kekuasaan- proses interpersonal dan proses kelompok- kepemimpinan- konflik

Prosedur Audit Humas

Seperti penggunaan metode penelitian lainnya, metode audit humas juga memiliki prosedur tersendiri yang harus dilalui peneliti sehingga persyaratan ilmiah dapat dipenuhi. Prosedur yang dimaksud dalam bahasan ini disebut tahapan yang perlu diuraikan dan dilakukan dalam audit humas.

            Berkaitan dengan tahap-tahap penelitian audit humas, Moore (1989) dan Jones (Pavlik, 1987) membaginya menjadi empat tahap :

   

 Dari keempat tahap tersebut, dapat diuraikan satu persatu sebagai berikut :

Pertama, apa yang kita pikirkan, berkaitan dengan seseuatu yang ideal yang ingin dicapai oleh suatu perusahaan atau lembaga. Maksud ideal di sini adalah tujuan yang hendak dicapai oleh suatu perusahaan atau lembaga, baik secara umum maupun khusus.

            Sesuatu yang ideal secara umum biasanya akan terlihat pada tujuan suatu perusahaan atau lembaga. Sementara itu, yang ideal secara khusus akan tergambar lebih konkret atau operasional pada tujuan suatu bagian atau divisi humas dari perusahaan atau lembaga yang bersangkutan. Untuk mengetahui apa yang dipikirkan (ideal) oleh suatu perusahaan atau lembaga, sebetulnya cukup mengacu pada tujuan dari bagian atau divisi humasnya.

            Kalau tujuan tersebut sudah tergambar secara jelas dalam arsip atau dokumen (data sekunder), tujuan yang dimaksud sudah dapat dijadikan dasar acuan. Sebaliknya, bila tujuan kegiatan humas internal publik dan eksternal publik belum ada yang didokumentasikan, untuk mendapatkan tujuan yang dimaksud mau tidak mau peneliti melakukan wawancara kepada pejabat humas atau orang yang ditunjuk untuk itu oleh suatu perusahaan atau lembaga.

Tujuan yang dimaksud dapat dipilah-pilah menjadi tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan diadakannya humas suatu perusahaan atau lembaga dapat dimasukkan ke dalam tujuan umum. Sementara tujuan khusus berkaitan dengan tujuan dari kegiatan internal dan eksternal publik. Bisa pula, tujuan khusus ini dibagi-bagi menjadi berbagai subtujuan khusus. Kalau ini dilakukan, perlu diketahui secara spesifik subtujuan khusus dari masing-masing kegiatan internal publik dan eksternal publik.

            Tujuan umum, khusus, dan subkhusus yang dapat diteliti melalui audit humas hanyalah yang berkaitan dengan pandangan internal dan eksternal publik pada suatu perusahaan atau lembaga. Pandangan di sini bisa berupa citra, persepsi, atau sikap internal dan eksternal publik. Ini berarti, tujuan humas yang tidak berkaitan dengan citra, persepsi, dan sikap bukanlah kajian audit humas dalam arti studi citra.

            Karena audit humas masuk rumpun penelitian kuantitatif, mau tidak mau tujuan masing-masing kegiatan hendaknya dinyatakan secara kuantitatif pula. Kalau, misalnya, menurut pejabat humas bahwa tujuan kegiatan internal publik adalah menumbuhkan citra perusahaan atau lembaga yang baik bagi keryawannya, perlu ditanyakan pada intensitas berapa citra baik yang diharapkan (idealnya) itu.

            Jika citra yang baik dimaksudkan adalah intensitas ketujuh, pengukurannya juga harus sampai pada intensitas ketujuh. Bila citra yang baik itu dimaksudkan adalah intensitas kelima, pengukurannya juga harus sampai pada intensitas kelima. Namun, yang perlu diingat, pengukuran citra sebaiknya menggunakan skala semantic differential, yang menggunakan interval intensitas penilaian terhadap suatu objek mulai dari 1 hingga 7. Tujuan yang sudah dinyatakan secara kuantitatif ini dalam terminology audit humas disebut company ideal, yang dalam terminology penelitian secara umum disebut sesuatu yang diharapkan atau das Sollen.

            Kedua, menyelidiki apa yang mereka pikirkan. Maksud “mereka” di sini adalah semua internal publik dan eksternal publik dari suatu perusahaan atau lembaga yang akan diaudit. Masing-masing publik (internal dan eksternal) diidentifiaksi, kemudian diurutkan mulai dari yang paling penting hingga paling tidak penting. Untuk menentukan publik mana yang paling penting hingga paling tidak penting dapat diperoleh melalui wawancara kepada pejabat humas atau wakil perusahaan atau lembaga yang diberi wewenang untuk itu. Bisa juga menggunakan data sekunder (kalau tersedia), seperti buku panduan yang berisi uraian publik dan skala prioritas.

            Maksud “pikirkan di sini adalah pandangan atau penilaian dari internal dan eksternal publik terhadap perusahaan atau lembaga. Dalam terminology penelitian, hal itu disebut das Sein atau kenyataannya. Dalam terminology audit humas, hal itu disebut company actual. Ini diperoleh melalui penelitian, yang umunya menggunakan daftar pertanyaan atau kuesioner.

            Kuesioner yang digunakan sebaiknya disusun dengan memperhatikan skala semantic differential. Skala ini, kata Zanden (1984:11), digunakan untuk mengukur arti tersirat dari suatu konsep (seseorang, produk, sekelompok orang, sebuah lagu, partai politik, serang kandidat, dan sebagainya). Alam kaitan dengan audit humas, konsep yang hendak diukur mencakup lembaga dalam arti luas, seperti pimpinan lembaga, produk atau jasa yang dihasilkan, pelayanan, kegiatan yang dilakukan, dan fisik lembaganya. Di sini, sample diminta untuk menilai suatu konsep dalam suatu rangkaian skala  tujuh nilai dari dua kutub yang berlawanan. Singkatnya, sample diminta untuk menilai suatu konsep atau objek pada salah satu dari tujuh intensitas yang tersedia. Konsep atau objek yang akan dinilai responden diformulasikan dalam kalimat pernyataan (deklaratif).

            Ketiga, mengevaluasi perbedaan antara dua sudut pandang dimaksudkan untuk melihat keberhasilan kegiatan yang sudah dilaksanakan. Caranya dengan membandingkan apa yang “kita” pikirkan (company ideal) dengan apa yang “mereka” pikirkan (company actual). Bila nilai company ideal sama dengan nilai company actual, kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau lembaga dapat dikatakan berhasil. Artinya, pandangan internal publik dan eksternal publik dapat dikatakan baik atau positif terhadap suatu perusahaan atau lembaga. Sebaliknya, bila nilai company actual tidak mencapai nilai company ideal, kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau lembaga dapat dikatakan belum berhasil. Dengan kata lain, pandangan internal publik dan eksternal publik pada suatu perusahaan atau lembaga belum baik atau belum positif.

            Evaluasi perbedaan seperti itu terlihat terlalu umum. Artinya, dalam menilai berhasil tidaknya kegiatan yang dilakukan oleh humas suatu perusahaan atau lembaga masih belum spesifik. Untuk mengetahui hasil yang lebih spesifik, mau tidak mau evaluasi juga dilakukan terhadap masing-masing kegiatan dari kegiatan internal dan eksternal. Melalui evaluasi per kegiatan, akan diketahui setidaknya dua hal. Pertama, berhasil tidaknya masing-masing kegiatan dalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan (company ideal). Kedua, dari masing-masing kegiatan akan diketahui tahap-tahap atau unsure-unsur mana atau apa saja yang berhasil dan yang mana atau apa pula yang mengalami kegagalan. Spesifikasi hasil evaluasi tersebut akan sangat membantu dalam membuat rekomendasi perbaikan kegiatan humas di masa mendatang.

            Ketiga, menganjurkan program komunikasi yang komprehensif, yang bertujuan untuk mengakhiri kesenjangan tersebut. Pada tahap ini, biadanya dikemukan rekomendasi yang mengacu pada hasil evaluasi (lihat tahap ketiga). Rekomendasi di sini dalam upaya memperbaiki kegiatan humas di masa dating agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan, bahkan kalau dimungkinkan untuk lebih ditingkatkan.

            Ada dua bentuk rekomendasi yang dapat dikemukakan. Pertama, secara umum, dengan memeprhatikan hasil evaluasi terhadap kegiatan internal publik dan eksternal publik. Di sini, rekomendasi perbaikan diarahkan pada semua kegiatan yang belum mencapai hasil dan upaya apa saja yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegiatan yang sudah mencapai hasil.

            Kedua, secara spesifik, di mana rekomendasi diarahkan pada masing-masing tahap atau unsure dari setiap kegiatan. Rekomendasi tahap kedua ini akan sangat berharga dalam memperbaiki tahap-tahap atau unsur-unsur dari suatu kegiatan yang belum mencapai tujuan. Termasuk pula dalam upaya untuk meningkatkan pencapaian dari setiap tahap atau unsure yang sudah mencapai tujuan.

Lanjut bahas tentang model model yaaaa!

MODEL AUDIT KOMUNIKASI

MODEL STRUKTUR KONSEPTUAL

Menurut Howard Green Baum Komunikasi keorganisasian sebagai sebuah sistem memiliki maksud atau tujuan akhir (purpose), tata kerja atau prosedur pelaksanaan (operational prosedures) dan struktur (structures) Sistem komunikasi keorganisasian memadukan sekelompok sub sistem, yakni jaringan-jaringan komunikasi fungsional, yang masing-masing terkait pada tujuan organisasi.

Dalam teori komunikasi organisasi dikenal empat subsistem komunikasi pokok:

1. Jaringan komunikasi regulasi (regulative)

2. inovasi (innovative)

3. integrasi (integrative)

4. informasi (informative) atau instruksi (instructive)

Dilihat dari kepentingan organisasi, jaringan komunikasi tersebut bermanfaat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi, yang menurut James Price (1968) dapat dibedakan menjadi 4 kategori, yakni:

1. Keseragaman (conformity)

2. Penyesuaian (adaptiveness)

3. Semangat kerja (morale)

4. Pelembagaan (institutionalization)

MODEL EVALUASI KOMUNIKASI

Model Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Evaluation; disingkat OCE) merupakan pemeriksaan dan penilaian atas praktek dan kegiatan-kegiatan komunikasi pada situasi tertentu.

Sebagai perspektif fungsional, OCE membangun data tentang variabel penting yang terkait dengan kerja sistem komunikasi, seperti fungsi-fungsi komunikasi, jaringan komunikasi, sistem-sistem komunikasi formal dan informal, proses-proses komunikasi dalam konteks berpasangan (dyadic), kelompok (group) dan publik (public). Manfaat dari OCE tidak dapat dilihat secara langsung dan gamblang, karena sering disertai munculnya masalah-masalah etika yang membutuhkan pertimbangan bijaksana.

MODEL PROFIL KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Profil Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Profile) disingkat OCP pada dasarnya merupakan model analisis fungsional sistem organisasi.”Analisis fungsional secara sederhana dapat diuraikan sebagai ”penggunaan pengetahuan dari ilmu sosial untuk memeriksa keadaan masa kini (dalam) suatu organisasi yang dimaksudkan untuk menemukan jalan-jalan yang dapat digunakan untuk memperbaikinya”.

Proses dalam organisasi, menurut pengamatan Edgar Schein (1969) meliputi 6 unsur kritis yang selalu membutuhkan pemeriksaan, yaitu:

1. Komunikasi

2. Peran dan fungsi masing-masing anggota dalam berbagai kelompok (member

roles dan functions in groups)

3. Pemecahan masalah dan pembuatan keputusan kelompok (group problem solving dan decision making)

4. Norma-norma kelompok dan pertumbuhan kelompok (group norms and decision making)

5. Kepemimpinan dan kewenangan (leadership and authority)

6. Kerjasama maupun persaingan antar kelompok

Pemeriksanaan atas proses organisasi mempunyai dasar etiologis , yakni menentukan sumber penyebab dari peristiwa. Misalnya mencari situasi tertentu mana suatu jens ganjaran dapat meningkatkan komitmen karyawan.

Pembuat analisis fungsional mencoba mencari faktor-faktor penyebab atau pengaruh yang menimbulkan persoalan-persoalan yang timbul dengan harapan ia dapat mengatasi persoalan-persoalan tersebut.

Model analisis fungsional ini memandang komunikasi keorganisasian sebagai faktor penyebab efektif dan tidak efektifnya kerja fungsional organisasi atau sebagai simtom atau gejala tidak sehatnya organisasi. Secara positif dapat dikatakan bahwa proses komunikasi atau kemantapan proses komunikasi dapat menimbulkan hubungan kerja yang efektif dan produktivitas yang tinggi.

Atau secara negatif pemeriksaan proses komunikasi dapat menghasilkan informasi yang dapat menjelaskan peristiwa-peristiwa kritis-berbagai simptom-dalam organisasi, seperti ketidakpuasan karyawan, anjloknya produktivitas, keresahan karyawan, meningkatnya jumlah karyawan yang keluar dan mengendornya kerjasama kelompok. Gangguan dari berbagai variabel dalam proses komunikasi, seperti distorsi informasi, hambatan-hambatan dalam iklim komunikasi, arus informasi, teknologi komunikasi, pesan kekuasaan, proses interpersonal dan proses kelompok, kepemimpinan dan konflik dapat dilihat sebagai sumber ketidakefetifan organisasi maupun sebagai dampak dari ketidakefektifan tersebut.

Kesimpulan

Berdasarkan uraian diatas ini, dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut 
Pertama, audit humas sangat bermanfaat untuk mengetahui posisi suatu perusahaan atau lembaga bagi publiknya, baik internal publik maupun eksternal publik. Posisi di sini dapat diartikan sebagai penilaian publik yang berupa pandangan mereka terhadap suatu perusahaan atau lembaga. Penilaian itu dapat berupa citra, sikap dan persepsi publik terhadap perusahaan atau lembaga.

     Kedua, penilaian yang berupa pandangan publik tersebut perlu dipantau karena dapat berpengaruh pada suatu perusahaan. Berpengaruh di sini tentu dalam arti dapat memberi dampak terhadap perkembangan atau kemajuan suatu lembaga. Dampak tersebut akan semakin besar bila yang menilai buruk tersebut dating dari publik yang dinilai penting. Bank misalnya, nasabah tentu saja dianggap penting. Bila publik ini menilai suatu bank buruk, tentu akan merugikan bank tersebut.

  Ketiga, untuk mengetahui penilaian atau pandangan publik tersebut, metode audit humas menawarkan empat tahap. Keempat tahap itu merupakan langkah-langkah praktis yang sebetulnya dapat dilakukan dengan mudah oleh praktisi humas.

    Keempat, melalui hasil audit humas akan diketahui pula kegiatan-kegiatan apa saja yang mencapai tujuan dan kegiatan mana yang belum. Bahkan metode ini meskipun sederhana, mampu mendeteksi kegiatan-kegiatan yang sama sekali gagal.

   Kelima, dengan diketahuinya kegiatan yang berhasil dan yang gagal, akan memudahkan pejabat humas untuk memperbaikinya. Semua kegiatan humas pada waktu yang sama dapat segera diperbaiki atau disempurnakan.

Peta Persoalan Audit PR di Indonesia (Studi Kasus Flashsale di Tokopedia tahun 2018)

Kasus PHK karena Karyawan Menggelapkan Uang dan Melakukan Kecurangan di Perusahaan)

Halo semua! Selamat datang di blog aku, perkenalkan namaku Namira Aurum Salsabila yang sedang berkuliah di Universitas Sultan Ageng Tirtayasa, dan mengambil jurusan Ilmu Komunikasi dan penjurusan yang aku ambil adalah Humas (Hubungan Masyarakat). Terimakasih ya sudah meluangkan waktunya untuk membaca tulisanku di blog ini yang dikhususkan untuk tugas mata kuliah Audit PR. Semoga bermanfaat untuk kalian yang sedang membacanya.

Di tulisan aku kali ini, aku akan membahas Peta Persoalan Audit di Indonesia, terutama yang aku ingin bahas adalah perusahaan Tokopedia yang terkena kasus pada tahun 2018. Namun sebelum aku membahas kasus tersebut aku akan jelaskan lebih detail mulai dari definisi audit PR sampai manfaat dan kegunaan public relation.

Definisi Audit Public Relations

Audit public relations dikenal pula dengan sebutan audit komunikasi public relations (kehumasan). Disebut demikian karena audit ini merupakan sebuah tinjauan dan studi tentang kebutuhan-kebutuhan komunikasi kehumasan dan praktik komunikasi yang sekarang sedang berlangsung. Audit public relations adalah studi komprehensif untuk mengetahui posisi dan kondisi PR dalam organisasi, baik secara internal maupun eksternal, mencakup tentang pandangan publik terhadap PR. Audit PR merupakan riset yang biasa digunakan untuk mendeskripsikan dan mengukur kegiatan PR dan menyediakan pedoman untuk program PR di masa depan.

 Hardjana (2000)

Sebuah tinjauan dan studi tentang kebutuhan-kebutuhan komunikasi kehumasan dan praktek kehumasan yang sedang berlangsung.

Frazier A Moore

Suatu studi yang tersusun secara longgar, berskala luas yang menyelidiki humas perusahaan, baik secara internal maupun eksternal.

Jane Gibson dan Richard Hod Getts

Dalam buku organizational communizational communication: a managerial perspective (Andre Hardjana, 2000 : 10) adalah suatu analisis yang lengkap atas sistem-sistem komunikasi internal dan eksternal dari suatu organisasi

Aktivitas Public Relations

Penyelenggaraan  kegiatan Humas/Public Relations adalah untuk menciptakan komunikasi dua arah, memecahkan konflik kepentingan dengan mencari dasar pemikiran yang sama atau lingkungan yang menjadi kepentingan bersama, dan untuk menciptakan pengertian berdasarkan kebenaran, pengetahuaan dan informasi yang lengkap.

Aktivitas disini sebagai media PR dalam menciptakan pemahaman/saling pengertian antara lembaga/perusahaan dengan publik-publiknya/stakeholder (internal & eksternal). Tujuan membina hubungan dengan pihak eksternal adalah untuk memperoleh dan meningkatkan citra yang baik dari publik/stakeholder eksternal terhadap organisasi/instansi/perusahaan serta untuk mendapatkan kepercayaan dan penilaian yang positif dari publik/stakeholder dan bila perlu memperbaiki citra tersebut. Salah satu contoh aktivitas Hubungan Masyarakat adalah Community Relations.

 MODEL AUDIT PR

1.      Model PII atau The PII Model dikembangkan oleh Cutlip et al; The PII Model merupakan riset yang menggali pelaksanaan program PR dari tahap preparation (persiapan), implementation (pelaksanaan), dan impact (dampak). Lewat riset ini, pertanyaan-pertanyaan riset muncul secara spesifik sesuai dengan tahapan yang ditanyakan. Jawaban yang dihasilkan dari riset ini akan meningkatkan pengertian dan memperkaya informasi untuk menilai efektivitas.

2.      Model Makro Evaluasi PR atau The Macro Model of PR Evaluation yang kemudian berganti nama menjadi Model Piramdia Penelitian PR atau The Pyramid Model of PR Research. Model ini merupakan pengembangan dari PII Model dengan membagi tahapan pengukuran dari sisi inputs, ouputs, dan outcomes serta merekomendasikan evaluasi atas masing-masing tahapan tersebut.

3.      The PR Effectiveness Yardstick Model yang dikembangkan oleh Walter Lindenmann. Model ini menawarkan metodologi riset yang lebih canggih dan mendalam dan bukan sekadar riset yang dilakukan secara kronologis sebagaimana dipraktikkan PII Model. Lindenmann membagi metode risetnya ke dalam 3 tahap yakni output, intermediate, dan advanced. Masing-masing tahapan diarahkan untuk mengukur subyek yang telah ditentukan.

4.      Model Evaluasi Berkesinambungan atau The Continuing Model of Evaluation yang dikembangkan oleh Tom Watson. Model ini menekankan bahwa riset dan evaluasi PR berjalan secara berkesinambungan dan menyoroti arti penting umpan balik yang dihasilkan dari program PR.

Model Evaluasi Terpadu atau The Unified Evaluation Model yang disusun oleh Paul Noble dan Tom Watson. Model ini membagi tahapan riset menjadi 4 yakni: input, output, impact, dan effect

ALASAN DILAKUKAN AUDIT PR : Masih bingung, mengapa suatu perusahaan membutuhkan audit PR?

Audit PR dilakukan disaat PRO (Public Relations Officer) baru menjabat dalam pekerjaannya. Audit akan memberi informasi kekuatan, dan kelemahan PR, menjelaskan tujuan PR, menentukan fungsi PR, dan menunjukan nilai potensian dari program PR. Disaat PRO merencanakan program-program kegiatan, audit dapat membantu PRO mengenali manajemen melalui persepsi dari luar dan mendorong ke arah suatu PERUBAHAN.

Ketika CEO baru, audit membantu mengetahui prioritas program-program baru yang akan dilaksanakan dan sikap publik terhadap lembaga Terjadi perubahan dalam kondisi keungan dan ingin menyusun anggaran belanja untuk kegiatan kegiatan lemabga umumnya dan PR khususnya. Seperti terjadi turun naik penghasilan yang drastis, perubahan deviden, perubahan anggaran untuk bagian atau kegiatan PR. Ketika lembaga melakukan perubahan arah, audit akan memberi pentunjuk apakah harus melakukan GO PUBLIC, MERGER, AKUSISI, dan PENEKANAN PRODUK atau JASA

Terjadi perubahan besar dalam struktur lembaga, seperti keberhasilan yang diraih, pengaturan manajemen baru, dan penata ulang bagian biro. Audit akan menyiagakan pimpinan dalam menghadapi perubahan yan diterima dari publik dalam dan luar Ketika diperlukan peninjauan ulang identitas atau kampanye uklan yang dilakukan PR, audit membantu dalam menentukan arah baru disaat PRO memerlukan kejelasan mandat dari pimpinan, audit memberikan objektivitas yang diperlukan.

ketika perlu ditetapkan sebuat patok branding/brenchmark untuk tolak ukur itu sendi dan untuk mengukur kemajuan tahunan/berkalan untuk menyusun kembali prioritas perencanaan Disaat perlu membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan dan perencanaan program baru

AUDIT PUBLIC RELATIONS = PROSES PUBLIC RELATIONS.

Masih ingat, model proses PR yang dibuat oleh Cutlip&Center, pada bukunya Effective PR. Ini adalah model yang paling sering digunakan oleh praktisi PR, untuk merencanakan suatu PR Plan. Pada model ini terdapat 4 tahap penting yaitu;

Defining Public Relations Problem (Situation Analysis: What is Happening Now),

Planning and Programming (Strategy: What Should we do and say and WHY?),

Taking action and Communicating (Implementation: How and when do we do and say it?)

Evaluation the Program (Assessment : How did we do?)

Mendefinisikan masalah : dilakukan melalui penelitian dengan menganalissi situasi berupa pemahaman, opini, sikap, dan perilaku public terhadap lembaga. PERTANYAANNYA: agar yang terjadi sekarang bertolak dari hasil. Fact Finding ini dapat dirumuskan permasalahan secara akurat.

Planning Programming: Dari rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang disesuaikan juga dengan kepentingan public.

Apa yang harus dilakukan? Dan apa yang akan dikatakan? Dan mengapa melakukan ini?

Tahap pelaksanaan/implementasi dan komunikasi: ditahap ini PRO harus mengkomunikasikan pelaksanaan program secara menarik sehingga mampu mempengaruhi sikap publiknya yang mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut.

Bagaimana dan kapan akan dikerjakan dan bagaimana menjelaskannya

Tahap ini melakukan penilaian terhadap hasil pelaksanaan program dari perencanaan, pelaksanaan program, pengkomunikasian samapai keberhasilan akan kegagalan yang terjadi dari program tersebut.

Bagaimana kita mengerjakannya? Selain 4 tahap PR diatas, kita juga bisa memakai tahap lainnya : Joyce F Jones Said

FINDING OUT WHAT WE THINK

Ini adalah sebuah wawancara dengan manajemen puncak dan dalam beberapa hal juga manajemen menengah untuk melihat kekuatan dan kelemahan dalam perusahaan, pulik relevan dan amsalah2 yang relevan dieksplorasi

FINDING OUT WHAT THEY THINK

Penelitian dilakukan untuk menentukan kedekatan pandangan public dengan pandangan perusahaan

EVALUATING THE DISPARITY

Sebuah neraca kehumasan yang menggambarkan asset, kemampuan, kekuatan, dan kelemahan dirancang berdasarkan analisis perbedaan yang didapat dari langkah pertama dan kedua

RECOMMENDING

Sebuah program kehumasan yang lengkap dirancang untuk mengurangi perbedaan yang didapat dalam langkah pertama da kedua

BACK TO DEFINITION OF PUBLIC RELATIONS.

Suatu proses audit, memiliki hubungan yang erat dengan komunikasi khusunya PR. Kalau kita lihat dari salah satu definisi yang diutarakan oleh bapak J.C Seidel, yaitu

”PUBLIC RELATIONS ADALAH USAHA MANAJEMEN UNTUK MEMPEROLEH PENGERTIAN DAN GOODWILL DARI PARA PELANGGAN, PEGAWAI, DAN PUBLIK PADA UMUMNYA. KEDALAM DENGAN MENGADAKAN ANALISIS DAN PERBAIKAN-PERBAIKAN TERHADAP DIRI SENDIRI, DAN KELUAR MENGADAKAN PERNYATAAN-PERNYATAAN”

Mengapa mengambil definisi dari J.C Seidel?

Dalam Audit PR, kita melakukan suatu riset komperhensif mengenai suatu perusahaan. Tidak selalu ada masalah dalam perusahaan tersebut, namun pasti ada saja yang sesuatu yang harus diseldiki, baik itu CEO, Karyawan, event, customer, dan lain lain.

Kembali lagi pada pengertian J.C Seidel, dimana kita sebagai PR, tentu saja tujuan utamannya adalah menciptakan GOODWILL dan pengertian public (baik internal mau pun eksternal). -> DENGAN MENGADAKAN ANALISIS. Nah, analisis disini yang mau saya BOLD. Karena, AUDIT PR memang membutuhkan analisis terhadap diri sendiri (COMPANY), dan mengemukakan pernyataan-pernyataan pada public, tentunya dengan solusi atas suatu masalah yang terjadi pada perusahaan tersebut

Jadi, apakah suatu perusahaan butuh Audit Public Relations?

Jawabannya YA. Tentu saja, untuk menjaga keseimbangan, keselarasan, dan kenyamanan komunikasi dalam perusahaan, suatu perusahaan butuh Audit PR.

WHAT THE PURPOSE OF AUDIT PUBLIC RELATIONS?

Tujuan Audit PR adalah untuk mengetahui POSISI PR dalam suatu organisasi secara komperhensif sehingga dapat diancang kegiatan humas selanjutnya

Apa hanya sebatas itu saja? Jawabannya adalah TIDAK.

Tujuan khusus audit PR :

Untuk meningkatkan KINERJA PR melalui peningkatan efektivitas program-programnya.

Untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman organisasi (SWOT)

Untuk mere-evaluasi atas pencapaian tujuan dari suatu program atau berbagai aktivitas dari program tersebut

untuk menentukan publik-publik dari bidang yang berbeda yang relevan dengan perusahaan

untuk mengetahui opini publik terhadap orang (Contohnya dari surat pembaca)

Untuk memberikan informasi kepada manajemen sebagai input dalam pengambilan keputusan

Manfaat Public Relations

Dalam bukunya yang berjudul “Public Relations”, Frank Jeffkins menyebutkan manfaat khusus PR yang meliputi kegunaan PR dalam pengelolaan atau pelaksanaan, antara lain :

Manajemen krisis

Tidak ada satu pun perusahaan yang bebas krisis. Minimal mempunyai resiko mengalami krisis. Maka tim PR yang ada di dalam struktur perusahaan bertugas untuk menyelesaikan krisis yang terjadi dengan serangkaian persiapan dan kesiapan tersendiri.

Penerbitan Desk-top

PR bertanggung jawab atas jurnal internal komputer perusahaan. Oleh karena itu, biasanya perusahaan memiliki bagian internal relations untuk mengurusi hal tersebut.

Identitas perusahaan

Identitas perusahaan merupakan sebuah wahana komunikasi bagi segenap karyawan perusahaan, para pemilik saham, para agen atau dealer, konsumen, lembaga-lembaga keuangan dan berbagai pihak lainnya yang punya kepentingan dan kaitan dengan organisasi. Tim PR adalah bagian yang bertanggung jawab untuk menciptakan dan memelihara identitas sebuah perusahaan.

Hubungan parlementer

PR wajib menjalin hubungan parlementer yang baik. Hubungan parlementer dalam konteks ini adalah hubungan-hubungan antara berbagai organisasi dengan pihak pemerintah, para anggota parlemen, serta para birokrat dari berbagai departemen dan instansi pemerintah. Legistator atau regulator adalah publik yang sangat penting dalam keberlangsungan usaha suatu perusahaan.

PR financial

Sebagai sebuah perusahaan yang telah go public, maka perusahaan memerlukan tim PR yang melakukan kegiatan-kegiatan PR di seputar peristiwa keuangan atau bisnis dalam rangka mendukung rencana perusahaan kliennya untuk memasuki bursa saham atau dalam rangka mendukung peluncuran laporan keuangan tahunan.

Menurut Cutlip and Center, proses kerja PR meliputi :

Fact Finding : Mendefinisikan permasalahan yang dilakukan melalui penelitian dengan menganalisa situasi berupa pemahaman, opini, sikap dan perilaku publik terhadap lembaga.

Planning : Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik

Communicating : Dalam tahap ini PRO harus mengkomunikasikan pelaksanaan program sehingga mampu mempengaruhi sikap publiknya yang mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut.

Evaluating : Tahap ini melakukan penilaian terhadap hasil-hasil pelaksanaan program dari perencanaan, pelaksanaan program, pengkomunikasian, sampai keberhasilan atau kegagalan yang terjadi dari program tersebut.

KASUS PHK KARENA KARYAWAN MENGGELAPKAN UANG & MELAKUKAN KECURANGAN di PERUSAHAAN (Studi Kasus Flash Sale di Tokopedia 2018)

 LATAR BELAKANG

Tokopedia pada akhir tahun 2018 melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) terhadap puluhan pekerjanya. Sebabnya para pekerja situs jual beli berbasis daring itu, dianggap melanggar kebijakan perusahaan. Salah satu yang dimaksud kecurangan pekerja, ketika dimulainya promo “Flash Sale Tokopedia Spesial 9”. Agenda diskon barang sampai 78 persen itu digelar dari 15 hingga 17 Agustus. Mereka menemukan transaksi 49 produk yang dilakukan oleh pekerjanya sendiri, dengan cara melanggar prosedur. “Tokopedia telah secara efektif memberhentikan seluruh karyawan yang terlibat pada pelanggaran kebijakan perusahaan tersebut,” tuturnya.

Juru bicara Serikat Buruh Demokratik Kerakyatan (Sedar), Sarinah menilai, PHK pekerja Tokopedia karena dugaan kesalahan berat. PHK dapat terjadi atas inisiatif dari pihak pengusaha ataupun buruh/pekerja. PHK yang dilakukan oleh pihak pengusaha kepada buruh/pekerja dapat disebabkan oleh berbagai macam alasan, seperti pengunduran diri, mangkir, perubahan status perusahaan, perusahaan pailit, pekerja meninggal, pekerja memasuki usia pensiun, dan atau karena pekerja telah melakukan kesalahan berat sebagaimana diatur dalam Pasal 158 Ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan.

Tujuan Analisa Kasus Kecurangan di Tokopedia untuk mengetahui bagaimana cara penyelesaian masalah PHK yang di lakukan oleh tokopedia terhadap karyawan – karyawan yang diduga melakukan kecurangan dan mengetahui perlindungan hukum yang dapat di gunakan untuk menuntut hak karyawan akibat pemutusan hubungan kerja pada perusahaan.

Pengertian Fraud (Kecurangan) Fraud adalah tindakan melawan hukum, penipuan berencana dan bermakna ketidakjujuran.

Sumber – Sumber Kecurangan (Fraud)

1. Penggelapan (embezzlements)

2. Manipulasi pelanggaran karena jabatan (malfeasance)

3. Pencurian (thiefs)

4. Ketidakjujuran (dishonesty)

5. Kelakuan buruk (misdeed)

Penyebab Terjadinya Fraud

Motivasi : adalah mendapatkan keuntungan bagi dirinya sendiri dan atau suatu organisasi.

Sarana : mencakup seluruh media yang dapat digunakan untuk melakukan kecurangan, misalnya dokumen kontrak/lelang yang diatur, transaksi keuangan dilakukan secara tunai dan tidak menggunakan pencatatan yang baik, dan lain sebagainya.

Kesempatan : karena kurangnya pengawasan internal dan pemahaman tentang aturan dapat menjadi ruang terjadinya kecurangan.

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Pemutusan hubungan kerja sering tidak dapat dielakkan dan ini disebabkan oleh keinginan perusahaan atau dapat pula karena keinginan pegawai. Pemutusan hubungan kerja baik karena keinginan pegawai maupun perusahaan tidak boleh dilakukan sewenang- wenang, melainkan harus dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku.

Sehingga pemutusan hubungan kerja boleh dilakukan oleh setiap organisasi atau perusahaan asalkan sesuai dengan ketentuan- ketentuan yang telah ditetapkan UU Ketenagakerjaan, Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan (PP), atau PKB.

 DATA SITUASIONAL PERUSAHAAN

Tokopedia telah memutus hubungan kerja (PHK) terhadap sejumlah karyawan yang diduga berlaku culas. Pemberhentian tersebut disinyalir karena dugaan praktik kecurangan dalam penyelenggaraan Flash Sale Spesial 9 pada 15-17 Agustus 2018. Dugaan fraud ini membuat konsumen tak bisa memperoleh barang yang dijual murah selama program itu berlangsung. Konsumen pun tidak bisa berbuat apa-apa apabila mereka dicurangi. Ahli digital forensik, Ruby Alamsyah, menilai setidaknya ada dua metode yang dapat digunakan untuk melakukan fraud saat flash sale berlangsung. Kemungkinan pertama, Ruby menduga pelaku membuat banyak akun anonim atau mendesain agar aksesnya lebih cepat daripada konsumen yang lain. “Itu bisa diatur-atur. Logikanya mereka bisa lebih cepat [mencapai] ke server, sehingga sangat memungkinkan untuk akun-akun anonim ini mengakses flash sale daripada konsumen,”

Mekanisme penyelesaian masalah PHK karyawan di Tokopedia Undang-undang ketenagakerjaan tidak mengatur pengertian tentang kesalahan berat, sehingga sulit memastikan apakah suatu perbuatan yang dilakukan dalam situasi kerja merupakan kesalahan berat atau bukan. Undang undang ketenagakerjaan hanya mengatur yang termasuk perbuatan yang dapat dikualifikasikan sebagai kesalahan berat termuat dalam pasal 158 ayat 1 Undang- undang Nomor 13 tahun 2003 salah satunya Melakukan penipuan, pencurian, atau penggelapan barang dan/atau uang milik perusahaan.

Pasal 158 UU Ketenagakerjaan ini dinilai oleh pihak pekerja dan serikat pekerja telah bertentangan dengan Pasal 27 ayat (1) UUD 1945, serta melanggar azas praduga tidak bersalah/ preassumption of innocence. Berdasarkan alas hukum tersebut maka dilakukan permohonan hak uji materi UU Ketenagakerjaan. Atas permohonan pekerja dan serikat pekerja, Mahkamah Konsitusi (MK) menjatuhkan putusan No.012/PUU-I/2003, tertanggal 28 Oktober 2004, yang putusannya pada pokoknya menyatakan ketentuan Pasal 158 UU Ketenagakerjaan bertentangan dengan UUD 1945 dan tidak mempunyai kekuatan hukum yang mengikat.

Pasca putusan Mahkamah Konstitusi, muncul banyak penafsiran dalam hal terjadi perselisihan hubungan industrial mengenai pemutusan hubungan kerja karena pekerja melakukan kesalahan berat. Perbedaan Penafsiran tersebut setidaknya terjadi pada 3 (tiga) lembaga yaitu Pengusaha, Mediator, dan Pengadilan Hubungan Industrial. Hanya saja pada kasus ini TOKOPEDIA Tidak melaporkan kesalahan berat pekerja ke polisi asalkan pekerja bersedia mengundurkan diri atau diakhiri hubungan kerjanya tanpa pesangon dan penghargaan masa kerja sehingga proses mediasi dan pengadilan hubungan industrial tidak dilakukan.

Saran Terhadap Tech Company Peraturan perusahaan yang mengacu pada UU no 13 tahun 2003 terkait ketenagakerjaan perlu disosialisasikan secara lebih mendalam dan tegas terhadap karyawan diperusahaan startup dikarenakan teknologi sangat mudah digunakan untuk melakukan kecurangan- kecurangan yang bisa merugikan perusahaan maupun konsumen. Perusahaan yang bergerak dibidang teknologi haruslah melakukan audit secara periodik supaya fraud tidak terjadi dengan mudah dan dapat ditangani secara efektif dan efisien.

KESIMPULAN

• Kesalahan berat sebagaimana diatur dalam pasal 158 Undang-undang Nomor 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan pada dasarnya adalah merupakan perbuatan pidana yang penyelesaiannya harus mengikuti hukum acara pidana yang berlaku, oleh karena itu mekanisme pemutusan hubungan kerja karena pekerja melakukan kesalahan berat tidak boleh dilakukan secara sepihak oleh pengusaha tetapi harus menunggu proses peradilan pidana sampai terbit putusan pengadilan yang mempunyai kekuatan hukum tetap dan menyatakan bahwa pekerja telah terbukti secara sah dan meyakinkan telah melakukan kesalahan berat.

• Pada dasarnya pemutusan hubungan kerja apapun alasan penyebabnya sangat merugikan untuk pekerja, oleh karena itu diperlukan perlindungan terhadap pekerja agar terhindar dari pemutusan hubungan kerja, perlindungan dapat dilakukan dengan membuat regulasi yang memproteksi pekerja dari potensi pemutusan hubungan kerja maupun melalui advokasi dari serikat pekerja yang ada di perusahaan dengan memperjuangkan agar sedapat mungkin tidak terjadi pemutusan hubungan kerja tetapi jika pemutusan hubungan kerja tidak dapat dihindarkan maka serikat pekerja/serikat buruh didalam perusahaan harus memperjuangkan agar pekerja yang di putus hubungan kerja mendapatkan hak-haknya.

Daftar Pustaka

Cutlip, Scott M dkk. 2006. Effective Public Relation. Jakarta: Kencana Prenada Media Group.

https://www.slideshare.net/KartikaFebriyanti/kasus-phk-penggelapan-uang-kecurangan-studi-kasus-tokopedia
http://jurusankomunikasi.blogspot.com/2011/05/audit-public-relation-part-2.html

Dyah, Firly. 2009. Audit Humas. Retrieved from: firllydiahrespatie.blogspot.com/2009/09/audit-humas.html‎
Hardjana. Andre, 2000. Audit Komunikasi. Jakarta. PT. Grasindo

Dear, 12

I deserve to be someone’s number one.

Kita sama-sama tau bahwa kita akan terus dan selalu menjadi nomor sekian di hidup masing-masing.

I think it is time to cut the string

FRAGMEN : 31

Kematian rasanya tidak menyeramkan lagi walaupun aku masih berpikir 700x jika benar dihadapkan dengan Izrail.

Tapi dunia juga rasanya minim ruang, kepalaku sesak dihimpit rentetan tanggung jawab yang tidak mampu aku tangguhkan sendirian.

Sudah mati dari sembilan hari lalu; jiwaku.

Tertulis samar pada dinding imaji hari ini.

Headline dengan font ukuran 72

Berita Kehilangan:

Telah mati

Jiwa Namira

terbunuh pikiran dan perasaannya sendiri.